O BI e o ERP na Gestão Pedagógica

 

Pessoas tomam decisões a todo momento, estas são as mais diversas possíveis, sejam para sanar um problema, responder a um questionamento, tomar uma direção; o que se sabe é que essas decisões geralmente são norteadas por crenças, valores, conhecimentos técnicos, experiências e que podem resultar em sucesso ou fracasso de pessoas, empresas e até de um país inteiro.

Dentro de uma organização a tomada de decisão é primordial, afinal o que a liderança realizar é o que decidirá o futuro desta organização, e nos dias atuais é necessário um grande domínio de ferramentas que auxiliem e tornem o processo de liderança mais eficiente e eficaz na tomada de decisões.

Business Intelligence - BI 

Durante muitos anos, impérios foram construídos e empresas se ergueram, tendo como estratégias de decisão apenas a intuição de seus líderes, suas vivências e o conhecimento de mercado, porém, o avanço das tecnologias mudou o rumo dos negócios nas organizações a partir do momento que se iniciaram as competitividades e que o mercado mudou.

Então, para dominar esse novo cenário tornou-se necessário que a tomada de decisão não dependesse apenas de deduções dos gestores, mas sim, de informações assertivas que auxiliassem na coleta, gerência e distribuição de dados e que garantissem a melhor tomada de decisão, surgindo assim o Business Intelligence (BI).

Na figura abaixo, vemos a evolução do BI através de uma linha do tempo, baseada nas informações contidas no livro Decisões com B.I. de Primak (2008).

Figura 1 - Linha do tempo do BI

Fonte: Autoria própria, 2020 

Barbieri (2001), define Business Intelligence - BI como um ‘guarda-chuva’ conceitual que capta conhecimentos, informações e dados facilitando a modelagem destes através de ferramentas analíticas permitindo assim, que as informações sejam estruturadas de maneira a atender as necessidades da empresa.

Ou seja, com o BI a organização busca tomar as melhores decisões e analisar se os investimentos feitos estão gerando resultados, para isso coleta dados, analisa, organiza e mantém o monitoramento, por isso não pode ser chamado de ferramenta, mas de um processo que depende de softwares para que as entregas dos valores sejam feitas aos líderes e gestores de maneira correta atendendo as expectativas destes.

Se faz necessário entender que o BI não traz consigo uma receita própria informando o que o gestor deve fazer, nem o que acontecerá em sua organização, ele apenas analisa os dados simplificando o trabalho das pessoas envolvidas, tornando possível seu entendimento e a busca pela melhor tomada de decisão.

Os dados obtidos são armazenados em um banco de dados moldado especificamente para atender a demanda da empresa, essa modelagem chama-se “Modelagem Dimensional” e permite que os dados coletados sejam trabalhados sem perda de performance, melhorando os relacionamentos entre empresa, fornecedores e clientes além da melhoria dos processos.

Planejamento de Recursos da Empresa - ERP

Quando de seu surgimento, os computadores permitiram que várias tarefas fossem feitas com maior facilidade, porém, com o avanço tecnológico, foi percebido que além dessa automação das tarefas, os computadores também geravam informações, estas sempre existiram, no entanto através dos sistemas de informação, foi possível criar novas funcionalidades e permitiram o alcance do sucesso de empresas.

É o que confirma O’Brien (2006, p. 3 e 7): “Sistemas e tecnologias de informação tornam-se componentes vitais quando se pretende alcançar o sucesso de empresas e organizações e, por essa razão constituem um campo de estudo essencial em administração e gerenciamento de empresas”.

Neste sentido, entende-se que os sistemas de informação são ferramentas importantes para a automação da gestão empresarial, afirmativa comprovada por Souza e Saccol (2003) que dizem que as tecnologias que geram informações ERP são muito utilizadas por grandes e médias empresas no Brasil e no mundo, isto porque é um sistema de gestão empresarial no qual é possível reunir informações de todas as áreas da empresa em um único banco de dados, reduzindo custos, mão de obra e garantindo maior confiança para a tomada de decisões.

O ERP surgiu da evolução do MRP II (Material Requeriments Planning), que por sua vez foi uma evolução do MRP/MRP I, surgido no anos 70. O papel do MRP segundo Costa (2007, p. 355) “é dar suporte à decisão sobre a quantidade e o momento do fluxo de materiais em condições de demanda e de serviços”. Após os anos 80 e 90 aconteceu a ampliação desse conceito e passou a ser o MRP II visto também como um plano global para a manufatura. Na sequencia evolutiva, no final dos anos 90, temos o ERP que auxilia na administração de várias atividades de diferentes áreas do negócio.

Porém, como todo sistema, o ERP possui vantagens e desvantagens dentre elas temos como vantagens a redução de custos, otimização do fluxo, fim da redundância de atividades, melhoria da comunicação interna; e como algumas desvantagens o custo – que dependendo do tipo de sistema escolhido, pode ser bem alto, e a cultura das pessoas que compõe a empresa – em geral existe resistência.

No entanto, a utilização de sistemas ERP traz excelentes ganhos para as empresas no que tange a tomada de decisões, trato com os parceiros e fornecedores devido a quantidade e a qualidade das informações disponíveis que trazem benefícios para empresas de qualquer tamanho, inclusive as pequenas.

Rezende (2001), afirma que, para uma gestão eficiente através do uso de ERP, é necessário que as informações cheguem da infraestrutura aos recursos humanos e que estes sejam capazes de usufruir dessa gama de informações disponíveis no software de ERP.

Diante do exposto até aqui em relação ao BI e ao ERP, o tópico a seguir trará uma ligação entre estes e a gestão escolar visando a importância destes para a tomada de decisão.

A importância do BI e do ERP para a gestão escolar na tomada de decisão 

Quando se fala em gestão escolar é importante entender a escola como organização social que tem como objetivo a formação humana e não somente a transmissão de conhecimentos e que a administração escolar deve criar meios para que os envolvidos no processo educativo sejam ouvidos e possam expressar seus desejos e tenham seus conflitos esclarecidos de maneira a ultrapassar os desafios e não ignorá-los. O administrador escolar “[...] deve fazer com que as pessoas gostem de assumir desafios; resistam aos obstáculos, não percam seu foco e, realmente, saibam o que poderão alcançar com seu trabalho” (Parente, 2008, p. 9).

Nesse sentido o gestor necessita de meios que facilitem sua administração, uma vez que além de lidar com os recursos humanos, este também lida com a parte material e documental, e por mais que as tarefas sejam divididas entre setores como financeiro, secretaria, coordenação pedagógica, recursos humanos, entre outros, é função do gestor verificar se todos estão alinhados e desempenhando bem seu papel para que a escola cumpra com sua finalidade básica e caso algo não esteja indo bem, ele possa tomar a decisão mais assertiva.

 Então, para auxiliar nesse processo a escola pode se apropriar do BI para auxiliar na coleta dos dados. Vamos tomar como exemplo uma escola que neste momento atípico está atuando na modalidade híbrida, onde tem alunos indo de maneira presencial e outros que permanecem em casa com aulas através de plataformas virtuais. Com o BI é possível coletar dados para gerar indicadores como percentual de assiduidade do aluno na plataforma, a quantidade de tempo que este permanece online, em qual disciplina ele passa mais tempo, se há interação entre os alunos, quais respostas ele acertou, quais teve dificuldades para responder através das tentativas de resposta, entre outras.

Enfim, há inúmeras informações que o BI pode coletar e com isso permitir a melhor tomada de decisão em relação a abordagem dos conteúdos dos componentes curriculares que necessitam de mais atenção de maneira a buscar o melhor aproveitamento dos alunos. Isso sem falar nas adaptações particulares de ensino dependendo da necessidade do aluno e controle financeiro.

Um software de ERP vai concentrar todas as informações de uma empresa/escola em um único local, facilitando assim o acesso a informações; através dele, é possível gerar relatórios financeiros, de material; ele apresenta indicadores de desempenho que permitem ao gestor a tomada de decisão.

Devemos entender também que um ERP atenderá toda a comunidade escolar, uma vez que pais, alunos e escola têm acesso às informações contidas nesse software, sendo que cada um só pode acessar o que está liberado através de sua matrícula. Um exemplo bom é no setor financeiro, onde o gestor poderá dispor do controle de contas a receber, a pagar, do controle das mensalidades e com isso verificar como andam as finanças da escola e se for necessário criar um plano de ação para captação e regularização dos inadimplentes; e no caso de um componente curricular específico, através das notas obtidas pela turma em determinado conteúdo, é possível analisar junto com o professor e criar uma nova estratégia para a retomada do conteúdo caso tenham sido altos os números de reprovação.

O BI pode auxiliar a criar relatórios mais específicos pelo fato dele gerar indicadores que o ERP não possui, como por exemplo a data mais comum de pagamento em atraso e com isso o gestor poderá negociar com os pais a data mais adequada para estes.

Figura 2- Fluxo de geração de indicadores

Fonte: Autoria própria, 2020 

É necessário que uma escola aposte em uma ferramenta de BI auxiliada pelo uso de um ERP para poder tomar decisões assertivas não só para o futuro da instituição, mas para gerar entrega de produto (educação) de valor.

Para a gestão escolar o uso das informações obtidas pelo ERP e agrupadas pelo BI, facilita na tomada de decisões em todos os setores de uma escola, pois, pode-se contabilizar o material de expediente do setor administrativo, o calculo da inadimplência no setor financeiro, a utilização da plataforma educacional pelos alunos, as notas obtidas em cada componente curricular entre outros.

            Porém, há algumas desvantagens que podem ser o impedimento do sucesso para a implantação de um ERP tais como o valor alto a ser pago pelo produto e a falta de interesse dos funcionários em aprender a trabalhar com o software, no entanto as inúmeras vantagens superam e trazem consigo um grande legado para a tomada de decisões de um gestor educacional.

Enfim, é salutar que toda escola tenha um software ERP e faça uso correto das informações disponíveis para tomar as melhores decisões visando não só o sucesso da empresa, mas o sucesso do processo educacional como um todo.

Referências Bibliográficas

Parente. F. F. T. (2008). Uma atitude que requer ética e competência. Gestão em Rede. Brasília, DF: CONSED/MEC, nº 90.

Rezende, A. D. (2001). Tecnologia da Informação: Aplicada a Sistemas de Informação Empresariais. 2 ed. São Paulo: Atlas.

O’brien, J. A. (2006). Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da Internet. 2. ed. Tradução Célio Knipel Moreira e Cid Knipel Moreira. São Paulo: Saraiva.

Souza, C A. de; Saccol, A. Z. (Org.). (2003). Sistemas ERP no Brasil: (Enterprise Resource Planning): teoria e casos. São Paulo: Atlas.

Barbieri, C. (2001). BI – Business Intelligence: Modelagem e Tecnologia. Rio de Janeiro, Axcel Books.

Costa, E. A. (2007). Gestão Estratégica: Da empresa que temos para a empresa que queremos. São Paulo: Editora Saraiva.

Primak. F. V. (2008). Decisões com B.I. (Business Intelligence). Rio de Janeiro: Editora Ciência Moderna.